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新年度は新しい出会いの季節です。
新たな企業との取引が始まったり新たな担当者との対面が多くなりますが「名刺交換」はそんな時に必ず行う行為の1つですね。
ですが名刺交換のマナーをきっちりと覚えている人はあまり多くありません。
社会人経験が長い人でも惰性で対応してしまうことが多いため、知らない間に評価を下げてしまっていることもあります。
だからこそキッチリ対応することで、逆にあなたの評価が際立って見えるチャンスかもしれません。
せっかく新年度になったのですから、この機会に改めて名刺交換のマナーを再確認してみましょう。
Contents
名刺交換は腕を見せつけるチャンス？
名刺交換は初めて会ったビジネスパーソンが最初に行う挨拶のひとつ。
ここでキッチリ対応することで、あなたの第一印象が決まると言っても過言ではありません。
覚えるべき大事なポイントはたったの3つ。
- 渡す順番
- 受け渡し方法
- 面会中の名刺の置き方
この3点をしっかり覚えるだけで、あなたの事をしっかりとしたビジネスパーソンと認識してくれるでしょう。
順番に確認していきます。
渡す順番を間違えない！
目上の人から優先して渡すこと
名刺交換の際に最も大事なことは目上の人から優先して渡すことです。
例えば先方が部長、課長、現場担当者という役職の場合は、「部長→課長→現場担当者」という順番で名刺交換を行いましょう。
既に交換した人には渡さなくても良い
もし課長とは既に面識があり、名刺交換を行っていて2回目の場合は渡さなくても問題ありません。
その場合は「部長→現場担当者」という順番で名刺交換を行いましょう。
もし、目上の人が分からない場合は？
場合によっては、先方の人間の中で誰が目上かわからないこともあります。
その時は年齢的に見て最上位の人間に名刺を渡すか、自分の上司がどのような順番で名刺を交換しているかを見ながら追随すれば問題はないでしょう。
もしも先方の人間と自分とが同じ職位にあった場合は、アポイントメントを依頼してきた人間が先に「今日はありがとうございます」と名刺交換を始めるのがマナーです。
名刺交換を申し出る順番とは？
まずその場にいる先方の人間の中で、最上職位者（最も目上に当たる人）から名刺交換を申し出ましょう。
あなた側からアポイントメントを申し出た場合
- あなたの会社側の最上職位者が、相手の最上職位者に名刺交換を申し出る
- 以降あなたの会社側の職位順に、相手の最上職位者に名刺交換を申し出る
相手側からアポイントメントを受けた場合
- 相手の会社側の最上職位者が、あなたの会社側の最上職位者に名刺交換を申し出る
- 以降相手の会社側の職位順に、あなたの会社側の最上職位者に名刺交換を申し出る
大体の場合において、受注側が先に交換を始めるケースがほとんどであると覚えておいて損はしないでしょう。
受け渡しの方法はお作法通りに
相手の名刺より自分の名刺を下側から差し出す
相手から名刺をもらい、その後自分の名刺を差し出すときには相手の名刺よりも下側から名刺を差し出しましょう。
それが相手に関する謙譲の意を表すことになります。
これは相手が自分よりも役職が上位であろうと下位であろうと、ビジネスマナーとして当然行うべき行為です。
右手で受け取り、右手で手渡す
名刺は右手で受け取り、右手で手渡すこともビジネスマナーとして一般的です。
左では名刺入れを持ち、相手からいただいた名刺を受け取って持っておくための手として使います。
役職や氏名を名乗りながら手渡す
名刺には自分の職名や氏名が書いてありますが、それでも名刺交換の際には職氏名を名乗りながら行いましょう。
職場によっては同じ名字で同じ職名の人もいるでしょうから、相手に対して別の人物であることを示す意味でも名乗りは必要な行為と言えます。
また「営業部から企画部に移動してまいりました」などと自分の過去について簡単に触れると、「営業部と言えば課長が田中さんでしたね」などと、自分と相手との間に共通の知人が見つかることがあります。
共通の知人が見つかれば、今後の交渉の際に過去の経緯を確認することもできるし、相手に対する接し方やＮＧワードなどを前もって教えてもらえる人ができるので仕事もやりやすくなるでしょう。
訪問や面会を求めてきた側から名刺交換を始める
名刺交換を切り出す順番は「訪問や面会を求めてきた側」から行うものです。
あなたがいくら新人であっても、社会人経験が少ない場合であっても、名刺交換の順番には関係ありません。
ただし、名刺交換の順番がそうであるだけで、実際の立ち振る舞いにおいて上から目線で接してよいというわけではありませんので勘違いしないでください。
名刺をもらったら？
席順に並べて置いて間違いないように配置
名刺はその場で名刺入れにしまい込むものではありません。
名刺交換の後に着席して商談が始まるとした場合、テーブルの上にならべて置いておくのがビジネスマナーです。
いただいた順番ではなく、実際に座っている席次の順番にいただいた名刺も並べて置きます。
初めて会った相手でも、先方の名前を言い間違えないようにすることがポイントです。
名刺は綺麗に並べることで印象アップ
いただいた名刺が複数枚ある場合は、綺麗に並べておくことで相手からの印象が驚くほど変わります。
「おっ、この人はキッチリ細かい仕事もこなしてくれる人だ」
と名刺交換を通してビジネスパーソンとしての評価を上げることができます。
目上の人の名刺は、名刺入れの上に乗せておく
先方で最も目上に当たる方の名刺は、目立つように名刺入れに置いておきましょう。
これは最も気をつかうべき相手を理解しているという意味が込められており、ビジネスパーソンの常識でもあります。
（番外編）名刺交換の一瞬で顔と名前を覚えてもらう裏技
ただマナー通りに名刺交換をするだけでなく簡単な日常会話を挟むと、ただの取引先という存在から一歩踏み込んで強く印象付ける事ができます。
日常会話のタイミングはきっちり名刺を交換した後が良いでしょう。
「同じ苗字ですね、よろしくお願いします」
「デザインがかっこいい名刺ですね」
ちょっとした事でも良いので共通点や相手を褒めてみると人と人としての接触が生まれます。
ただの取引先という存在から、「あなたという人を通して取引をしている」という一歩進んだ認識が生まれるでしょう。
まとめ
名刺交換は新人であってもベテランであっても、どんな人でも行うビジネス上の儀式です。
何度も行うので当たり前のようにこなしてしまいがちですが、名刺交換にはきっちりとしたマナーがあることも事実です。
とはいえ、なにより相手をみながら柔軟に対応する事が大事です。
厳格なマナーを求める人もいるでしょうし、お喋りが好きな相手もいるでしょう。
ときには「本来であれば間違ったマナー」を求める人もいます。
マナーとは相手への礼儀ですから、最も大事なことは「相手が求めている礼儀を提供してあげること」です。
